Приказ о представительских расходах образец 2019

Приказ о представительских расходах

Приказ о представительских расходах является первичным документом, необходимым для надлежащего оформления бухгалтерской отчетности организации. Предприятие может выдать работнику наличные денежные средства для осуществления текущих хозяйственных затрат. Такие расходы строго регламентированы законодательством РФ и не должны осуществляться произвольно.

Правовое обоснование

Большое внимание налоговых служб уделяется расходам компаний на организацию деловых переговоров, именуемым как представительские. Такие затраты позволяют бизнес-субъектам уменьшать налогооблагаемую базу, поэтому должны быть:

  • фактически обоснованы;
  • надлежащим образом оформлены.

Ст. 264 Налогового кодекса РФ допускает осуществление представительских расходов на прием и на организацию сервиса для:

  • доверенных лиц контрагентов;
  • работников самой компании, если они участвуют в переговорах;
  • участников заседаний руководящих органов компании.

Расходы могут покрывать:

  • организацию банкетов, фуршетов и иных подобных мероприятий;
  • транспортные услуги;
  • услуги переводчиков, если таковых нет в штате компании.

В качестве представительских налоговые службы не примут затраты, произведенные компанией на лечение, развлечения и организацию отдыха.

Чтобы контролирующими органами были подтверждены расходы по ведению переговоров, а налоговая база бесспорно уменьшена, налогоплательщику необходимо:

  • находиться на общей системе налогообложения;
  • учитывать только затраты, которые не превышают 4 процента от суммы, направленной работодателем на оплату труда в том же отчетном периоде.

Согласно Письму Министерства финансов РФ от 13.11.2007 №03-03-06/1/807 оформление затрат на деловые встречи и переговоры осуществляется на основании подтверждающих эти расходы документов, основным из которых является Приказ о представительских расходах.

Структура документа

Распоряжение составляется на официальном бланке компании. Официально утвержденной структуры приказа не существует. Однако практика показывает, что в качестве неотъемлемых элементов в распоряжение о представительских расходах необходимо включать:

  • фирменное наименование налогоплательщика;
  • название приказа (например, «Приказ об организации мероприятия по проведению деловых переговоров с ООО «ААА», «Приказ об организации банкета совета директоров» и т.д.);
  • порядковый номер документа;
  • дату и место вынесения распоряжения;
  • цель документа (не должна совпадать с его названием, например: «для согласования условий контакта», «для выработки стратегии развития бизнеса» и т.д.);
  • ФИО и должность сотрудников, которым поручается представление интересов компании;
  • название мероприятия (может совпадать с названием приказа) и место его проведения;
  • лимит затрат, выделенный на данное мероприятие (в виде таблицы);

  • срок составления отчета о потраченных суммах и иной сопутствующей документации;
  • ФИО и должность лица, контролирующего исполнение распоряжения.
  • Приказ о представительских расходах подписывает руководитель организации либо лицо, имеющее полномочия для вынесения подобных распоряжений. В ознакомлении с приказом расписываются ответственные за исполнение должностные лица. Если их более 3-х, подписи целесообразно проставлять на отдельном листе, тогда составляется лист ознакомления с приказом.

    Сроки составления документов

    К распоряжению по затратам всегда прилагаются дополнительные подтверждающие документы, которые оформляются как до вынесения приказа, так и после него. Это могут быть:

    • сметы расходов;
    • подробные программы мероприятий;
    • документы, подтверждающие суммы затрат (например, договоры об оказании транспортных или кейтеринговых услуг, чеки, квитанции и т.д.);
    • отчеты;
    • акты принятия затрат руководителем.

    Зачастую сметы расходов оформляются в организациях заранее, на основе общего бизнес-плана по проведению гостевых мероприятий. Для согласования предстоящих затрат, как правило, в начале года, составляется общий приказ об утверждении представительских затрат (или о нормировании) расходов на год, полгода или месяц.

    Срок вынесения приказа о представительских расходах в законах РФ не определяется. Согласно общим требованиям кадрового делопроизводства соответствующие распоряжения лучше оформлять не позднее чем за три рабочих дня. Однако, если на организацию мероприятия необходимо больше времени, приказ стоит подписать заранее.

    Первичные документы, которые отражают точные суммы расходов, оформляются в процессе организации мероприятий. Они прилагаются к отчетам, которые необходимы бухгалтерской службе для учета денежных средств, выданных сотрудникам на организацию мероприятий.

    После проведения соответствующих встреч и переговоров отвечающие за мероприятия сотрудники и работодатель подписывают акт о представительских расходах, в котором отражаются:

    • выполненные должностными лицами работы, оказанные услуги по организации мероприятий;
    • фактические затраты по каждой категории.

    Ошибки при заполнении приказа

    Наиболее часто встречаются ситуации, когда приказ о представительских расходах составляется без документов, фактически подтверждающих затраты (чеки, квитанции, сметы и прочее). В этом случае при уменьшении компанией налогооблагаемой базы на суммы таких расходов налоговый орган произведет доначисление обязательных платежей. Неуплата доначисленных налогов приведет к взысканию с организации пеней и штрафов.

    Приказ о представительских расходах не стоит путать с приказом об оплате услуг представителей.

    Последний содержит требование руководителя произвести расчет с гражданами, не входящими в штат работников и привлеченными по гражданско-правовому договору об оказании услуг для представления интересов компании в судах или органах власти.

    Сроки хранения учетных данных компании регламентированы в Приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 (№558). Приказы о представительских расходах можно отнести к документам, затрагивающим вопросы основной деятельности. Они должны храниться на предприятии постоянно. Подтверждающие исполнение приказа о представительских расходах документы (отчеты, акты сотрудников, первичная документация) необходимо хранить в компании в течение 5 лет с момента их составления.

    Приказ на представительские расходы образец 2018 года

    Финансово-хозяйственная жизнь бюджетных учреждений невозможна без осуществления представительских расходов. Обсуждение возможного договора с потенциальными партнерами во время делового обеда, угощение принимаемых делегаций чаем, кофе, конфетами — все эти приемы позволяют повысить эффективность проводимых переговоров. Как правильно отразить представительские расходы в бухгалтерском и налоговом учете и избежать нареканий со стороны контролирующих органов? Ответ на этот вопрос вы узнаете из нашей статьи.

    Чтобы избежать ошибок при отражении представительских расходов, следует четко представлять, какие затраты можно отнести на данную расходную статью. Актуальность определения этого понятия во многом обусловлена и тем, что руководители вкладывают в него гораздо больший смысл, чем это предполагает действующее законодательство.

    Начнем с того, что определения представительских расходов в бюджетном законодательстве нет, поэтому обратимся за соответствующими разъяснениями к Налоговому кодексу.

    Подпункт 22 п. 1 ст. 264 НК РФ относит к представительским расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах, в целях установления и поддержания сотрудничества.

    К представительским налоговое законодательство относит расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.

    Однако более полное и подробное определение дает п. 2 ст. 264 НК РФ: здесь к представительским относятся расходы организации на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

    Также п. 2 ст. 264 НК РФ приводит, насколько это возможно, подробный перечень расходов, относящихся к представительским:

    — расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
    — транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
    — буфетное обслуживание во время переговоров;
    — оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации-налогоплательщика, во время проведения представительских мероприятий.

    Однако ситуации, возникающие в реальной жизни, зачастую не регламентированы нормами НК РФ.

    Какие еще расходы можно отнести к категории представительских? Ответ на поставленный вопрос постараемся извлечь из разъяснений главного финансового ведомства:

    — расходы на переговоры не только с существующими клиентами, но и с потенциальными (Письмо Минфина России N 03-03-06/1/759);
    — расходы на переговоры не только с юридическими, но и с физическими лицами, в том случае, когда последние являются потенциальными клиентами организации (Письмо Минфина России N 03-03-06/1/351);
    — расходы на переговоры с физическими лицами — клиентами организации, в том числе в неофициальной обстановке (во время завтраков, обедов и иных аналогичных мероприятий) (Письмо Минфина России N 03-03-06/2/64);
    — расходы на организацию официальной встречи с клиентами в части расходов на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков (Письмо Минфина России N 03-03-06/1/176). По мнению Минфина, расходы организации на алкогольную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы, которые учитываются в размере, не превышающем 4% расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в случае их осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении переговоров (сделок). При этом ст. 5 ГК РФ признает обычаем делового оборота сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано оно в каком-либо документе или нет.

    Аналогичная позиция представлена и в более поздних разъяснениях Минфина России (Письмо N 03-03-06/2/59).

    Также Минфин говорит о том, какие расходы нельзя учесть как представительские:

    — расходы на оплату проживания участников иностранной делегации (не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли, так как данный вид расходов не предусмотрен п. 2 ст. 264 НК РФ) (Письмо Минфина России N 03-03-06/1/235);
    — затраты на проживание в гостинице официальных лиц — деловых иностранных партнеров, которые приехали на официальную встречу в целях установления и поддержания долгосрочного сотрудничества (Письмо УФНС России по г. Москве N 20-12/034115);
    — расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (Письмо Минфина России N 03-03-06/1/176);
    — расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала (п. 2 ст. 264 НК РФ не предусмотрены и, следовательно, не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли) (Письмо Минфина России N 03-03-06/1/176).

    Все расходы как в налоговом, так и в бухгалтерском учете в обязательном порядке должны быть подтверждены документально. Каких документов достаточно будет для подтверждения? Мнение специалистов Минфина России о составе документов, подтверждающих представительские расходы, содержится в Письме N 03-03-06/4/26.

    Согласно положениям указанного Письма такими документами признаются:

    — приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
    — смета представительских расходов;
    — первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
    — отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются цель представительских мероприятий, результаты их проведения и иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

    Смета расходов должна включать в себя:

    — время и место проведения мероприятий;
    — состав участников мероприятий;
    — величину расходов на прием и обслуживание делегаций.

    После осуществления всех предусмотренных сметой расходов составляется отчет, в котором указываются все произведенные представительские расходы, а также цель, результаты, дата и место проведения представительских мероприятий, их программа. При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

    Если товары (услуги) на представительские цели приобретены подотчетным лицом, то подтверждающими являются первичные документы, выданные соответствующими организациями указанному подотчетному лицу. Например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг) и т.д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

    При заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будет служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами.

    Стоит отметить, что, по мнению судебных органов, наличие сметы для подтверждения таких расходов не обязательно (Постановление ФАС СЗО по делу N А56-338).

    После осуществления представительских расходов налогоплательщик также составляет акт об их осуществлении, утверждаемый руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.

    Если же подтверждающие документы отсутствуют или не оформлены соответствующим образом, осуществленные расходы представительскими не признаются.

    Об этом, в частности, сказано в Письме Минфина России N 03-03-06/4/26. Поддерживают специалистов Минфина и судебные органы.

    Так, в Постановлении ФАС УО N Ф09-971/05-АК рассмотрена кассационная жалоба налогоплательщика на решение арбитражного суда и апелляционной инстанции о неправомерности решения налогового органа. Судами сделан вывод, что осуществленные налогоплательщиком расходы на прием и обслуживание иностранной делегации нельзя считать представительскими, так как подтверждающие произведенные расходы документы не оформлены в соответствии с порядком, установленным законодательством РФ.

    Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

    В соответствии с гл. 25 НК РФ перечень расходов, относимых к оплате труда, определен в ст. 255 НК РФ. Стоит отметить, что, в отличие от Инструкции N 148н, перечень расходов на оплату труда в ст. 255 НК РФ гораздо шире.

    Для расчета предельного размера представительских расходов надо брать начисленную сумму расходов на оплату труда (п. 4 ст. 272 НК РФ).

    На основании п. 7 ст. 274, ст. 315 НК РФ при расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода. Следовательно, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда в целях обложения налогом на прибыль увеличится.

    Значит, будет изменяться и предельный размер представительских расходов, который может быть учтен в целях налогообложения.

    Из всего сказанного можно сделать вывод: сверхнормативные представительские расходы, которые не были признаны бюджетным учреждением при исчислении налога на прибыль в одном отчетном периоде, могут быть учтены им соответствующим образом в последующих отчетных периодах текущего календарного года (п. 42 ст. 270 НК РФ).

    Для справки. В соответствии со ст. 285 НК РФ налоговым периодом по налогу на прибыль признается календарный год, а отчетным — I квартал, полугодие и девять месяцев календарного года.

    Отчетными периодами для налогоплательщиков, исчисляющих ежемесячные авансовые платежи исходя из фактически полученной прибыли, признаются месяц, два месяца, три месяца и т.д. до окончания календарного года.

    Пример 1. В федеральный научно-исследовательский институт с 12 по 16 марта для проведения конференции с целью обмена опытом приглашена делегация из Германии, состоящая из 12 человек. Оплата приема и обслуживания иностранной делегации произведена за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, не облагаемых НДС.

    Общая сумма расходов составила 32 175 руб., в том числе:

    — официальный прием в ресторане (12 чел. иностранной делегации + 3 чел. принимающей стороны) — 7800 руб.;
    — заключение договора с высшим образовательным учреждением на оказание услуг переводчиков (3 чел.) — 6000 руб.;
    — буфетное обслуживание иностранной делегации во время конференции (12 чел. + 3 переводчика) — 1875 руб.;
    — заключение договора на транспортное обслуживание делегации — 15 000 руб.;
    — посещение иностранной делегацией драматического театра — 1500 руб.

    Фонд оплаты труда за 3 месяца (январь — март) в федеральном научно-исследовательском институте составит 700 000 руб.

    Исходя из положений ст. 264 НК РФ к представительским расходам федерального научно-исследовательского института будут отнесены официальный прием делегации, оплата услуг переводчиков, буфетное и транспортное обслуживание, то есть для целей налогообложения расходы на прием и обслуживание иностранной делегации будут учтены в сумме 30 675 руб. (7800 + 6000 + 1875 + 15 000). Расходы на посещение театра не будут учитываться в целях исчисления налога на прибыль, так как согласно п. 2 ст. 264 НК РФ они относятся к расходам на организацию развлечений, отдыха.

    С учетом того, что произведенные расходы на прием и обслуживание иностранной делегации превышают установленные нормативы для исчисления налога на прибыль в сумме 28 000 руб. (700 000 руб. x 4%), в целях налогообложения представительские расходы будут приняты в пределах норматива. Сверхнормативные расходы в размере 2675 руб. (30 675 — 28 000), которые не были признаны федеральным научно-исследовательским институтом при исчислении налога на прибыль в одном отчетном периоде, могут быть учтены в последующих отчетных периодах текущего календарного года.

    В соответствии с Письмом Минфина России N 02-05-10/383 “О направлении Методических рекомендаций по применению классификации операций сектора государственного управления“ учет представительских расходов и расходов протокольного характера согласно законодательству РФ, расходов, осуществляемых при приеме и обслуживании иностранных делегаций (на оплату найма жилого помещения, питания, проведения официальных приемов (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия), буфетного обслуживания, мероприятий культурной программы, бытового обслуживания, услуг переводчиков, сувениров и памятных подарков, услуг залов официальных лиц и делегаций в аэропортах и на вокзалах, аренды помещений, транспортного обеспечения), осуществляется по статье 290 “Прочие расходы“ КОСГУ.

    Несмотря на специфический характер затрат, бухгалтерский учет представительских расходов довольно банален и сводится в основном к отражению операций по договорам возмездного оказания услуг и расчетам с подотчетными лицами.

    Расходы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц могут быть произведены как за наличный, так и за безналичный расчет.

    Оплата представительских расходов наличными денежными средствами осуществляется путем выдачи денег в подотчет и отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 000 “Расчеты с подотчетными лицами“ и кредиту счета 201 04 610 “Выбытия из кассы“. После осуществления представительских расходов принятие их к бухгалтерскому учету отражается по дебету счета 106 04 340 “Увеличение стоимости изготовления материальных запасов готовой продукции (работ, услуг)“ и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 000.

    Пример 2. Воспользуемся данными примера 1. Предположим, что оплата услуг транспортной организации и переводчиков в сумме 21 000 руб. произведена с лицевого счета федерального научно-исследовательского института. Остальные расходы на прием и обслуживание иностранной делегации на общую сумму 11 175 руб. оплачены за счет наличных денежных средств. Лицевой счет обслуживается в ОФК.

    Командировочные расходы 2018
    Налог на расходы в 2018 году
    Расходы организации 2018
    Расчет больничного 2018
    Расчет заработной платы 2018

    Назад | | Вверх

    Представительские расходы: документальное оформление в 2018 году

    Затраты на представительские мероприятия продолжают оставаться одними из самых спорных. Уж такова их юридическая природа. Что к ним относится? Как они нормируются? Поможем снизить налоговые риски, расскажем как оформить в 2018 году и приведем образец проводок.

    При налогообложении можно учитывать представительские расходы. Документальное оформление в 2018 году при этом продолжает оставаться необходимостью. В эту категорию входят затраты на проведение следующих мероприятий:

    1. Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов — потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой.
    2. Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета.

    Общепринятые разрешенные затраты

    Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют такие:

    1. Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят траты на алкогольные напитки.
    2. Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
    3. Услуги и затраты на буфет.
    4. Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.

    При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:

    1. Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.
    2. Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
    3. Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.

    Документальное оформление 2018

    Чтобы подтвердить представительские расходы, оформление документов первичного учета необходимо для налогообложения. Туда входят все накладные и акты. Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:

    1. Место и дата проведения мероприятия.
    2. Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
    3. Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
    4. Величина затрат на проведение события.

    Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.

    Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:

    1. Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны ясно отражаться цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
    2. Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.

    Представленные образцы демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы. Их можно использовать на любом предприятии РФ.

    Приказ о проведении официального мероприятия

    Смета на представительские расходы

    Отчет о проведении официальной встречи

    Представительские расходы на командировку

    К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:

    • на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
    • на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
    • на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.
      К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

    Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

    Чтобы обосновать представительские расходы в командировке, достаточно двух документов:

    • отчет о представительских расходах, который утвердил руководитель организации;
    • авансовый отчет.

    К двум отчетам сотрудник прикладывает первичные документы, например кассовые чеки, акты и прочее. Такие требования содержаться в письмах ФНС России от 8 мая 2014 № ГД-4-3/8852, Минфина России от 10 апреля 2014 № 03-03-РЗ/16288.

    В бухучете представительские расходы в полном объеме спишите на затраты по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99). Проводки следующие:

    Дебет 26 (44) Кредит 71
    – отражены представительские расходы;

    Дебет 19 Кредит 71
    – учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

    Представительские расходы: образец акта 2019

    Зачем нужен акт о представительских расходах? Любые затраты компании, на которые планируется уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль, должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение прибыли. Таким образом, условие о документальном оформлении должно быть выполнено. Предлагаем вниманию читателей образец акта о представительских расходах.

    Одним из условий для признания затрат организации при расчете налога на прибыль является их документальное обоснование (п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом списка документов, которые следует оформлять в тех или иных случаях, нет.

    Поэтому в качестве документального подтверждения могут служить любые документы, с помощью которых можно обосновать факт и размер понесенных расходов. Причем зачастую оправдательные документы могут приниматься в расчет только в совокупности с другими. Например, акт о представительских расходах 2019 используется совместно с другими первичными документами, в частности, кассовыми чеками. Такие выводы следуют из определения Конституционного суда от 04.06.2007 № 320-О-П, определения ВАС от 17.06.2009 № ВАС-5445/09.

    Требование контролеров

    Официально утвержденного перечня первичных документов, подтверждающих представительские расходы, не существует. Однако в своих разъяснениях контролеры приводят примерный список документов, необходимых для обоснования представительских расходов. Среди них акт о представительских расходах на встречу (образец см. в конце статьи).

    • отчета о представительских расходах;
    • авансовый отчет.

    В совокупности с кассовыми чеками с их помощью можно подтвердить расходы (письмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288). Однако в предыдущих разъяснениях по данному вопросу список документов, которыми обосновывают правомерность включения представительских расходов в налоговую базу, был обширнее. В том числе, туда входил акт об осуществлении представительских расходов.

    Как любой другой первичный документ акт должен быть оформлен в соответствии с требованиями действующего законодательства. Иными словами, он должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

    Затраты на проведение мероприятий с участием представителей контрагентов с целью налаживания (продолжения) сотрудничества, равно как и расходы на организацию заседаний руководящего органа фирмы, считаются представительскими расходами.

    Казалось бы, почему не достаточно кассового чека из ресторана? Дело в том, что в чеке нет информации о лицах совершивших операцию, и чек онлайн-кассы свидетельствует только о факте оплаты товаров, работ или услуг (абз. 9 ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

    Предлагаем вниманию читателей образец акта 2019 о представительских расходах, подготовленный нашими специалистами. Этот документ, с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими приобретение товаров или оплату услуг, подтверждает факт осуществления сотрудником представительских расходов.

    Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

    Как оформить представительские расходы

    Каждая фирма или организация имеет представительские расходы, которые возникают при решении серьезных вопросов в неофициальной обстановке. Зачастую налоговые органы не признают такие затраты для налогообложения доходов из-за неправильно сформированных документов или в связи с тем, что компания не обладает вескими доказательствами об экономической оправданности произведенных расходов.

    В данном случае юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю необходимо знать, какие документальные акты необходимы, как их правильно оформить, чтобы контролирующие органы признали представительские затраты общими расходами.

    Процедура оформления

    В настоящее время действующим законодательством РФ не предусмотрен конкретный список документальных актов, которые бы подтверждали представительские расходы при начислении налогов. Поэтому каждое предприятия лично определяет порядок контроля и оформления таких затрат, для предоставления их в налоговые учреждения.

    Большинство предпринимателей руководствуются пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, который регламентирует признание производимых расходов, если они имеют документальное подтверждение и экономическое обоснование. Таким образом, под доказательством понимаются такие затраты организации, которые оформлены соответствующими документами, согласно нормативно-правовой базе РФ.

    Под внешними первичными актами, согласно которым можно произвести оформление представительских затрат, являются:

    • товарные накладные;
    • различные расходные акты;
    • товарные чеки;
    • фактурные счета.

    Также представительские затраты могут составляться при помощи следующих внутренних организационных документов:

    1. Распоряжение руководителя или собственника предприятия о реализации затрат на определенные цели.
    2. Программа мероприятий, где обязательно должен указываться состав и должности приглашенных лиц.
    3. Список представителей сторонней компании, которые участвуют в переговорном процессе или заседании управляющего органа.
    4. Перечень должностных лиц фирмы, которые наделены правом получать и расходовать подотчетные финансовые средства на организацию служебных мероприятий.
    5. Утвержденный порядок предоставления подотчетных ценностей на представительские мероприятия.
    6. Бюджет представительских затрат. В нем необходимо отобразить величину предполагаемых расходов и цели предназначения.
    7. Приказ о назначении лица, ответственного за организацию и проведение конкретного мероприятия.
    8. Отчет о произведенных представительских затратах. Данный расходный акт обязательно должен отражать все фактически потраченные денежные суммы, ссылки на подтверждающие документальные акты, подписываться руководителем предприятия.
    9. Отчет о дарении материальных ценностей, которые являлись собственностью предприятия. При этом должно четко указываться наименование продукции, ее количество, сведения о лице, которому был адресован подарок.
    10. Меню, в случае если делегация питалась в общепите, которое принадлежит организации.
    11. Авансовый отчет со следующими подлинными дополнениями: контрольно-кассовые чеки, где подробно расписывается вид и количество материальных ценностей, счета из мест общественного питания, торгово-закупочные акты, бухгалтерские накладные.

    Для грамотного оформления представительских затрат, кадровый сотрудник предприятия должен выполнять требования статьи 9 №129-ФЗ от 21.11.1996., а именно, обязательно во всех оформляемых бумагах по данным расходам должен отобразить следующие сведения:

    • наименование документального акта;
    • дата формирования;
    • порядковый номер согласно учету канцелярии;
    • название предприятия, где формировался определенный документ;
    • содержание хозяйственного процесса;
    • натуральное и денежное выражение измерителя хозяйственного процесса;
    • перечень лиц, ответственных за оформление и осуществление хозяйственного процесса, назначенных распоряжением руководителя;
    • подписи ответственных лиц.

    Помимо этого, в оформляемых документах по представительским расходам нужно указать такие данные:

    1. Точную дату официальной встречи.
    2. Место, где проводилось или будет проводиться деловое мероприятие, с указанием конкретного адреса.
    3. Проект встречи, заседания или других проводимых мероприятий.
    4. Перечень всех членов организации, принимавших участие в мероприятии. При этом нужно прописывать участников как со стороны предприятия-организатора, так и со стороны сторонней фирмы-гостя.
    5. Задачи, преследуемые мероприятием.
    6. Предполагаемая сумма затрат.

    При командировке: финансовый директор ООО «Цемент» Кондратенюк В.И. был командирован в г. Липецк для ведения деловых переговоров с уполномоченными сотрудниками ООО «Бетонит». Задача данных переговоров заключается в осуществлении совместного ведения бизнеса, а именно, выпуск новой продукции и ее реализация. В соответствии с распоряжением директора предприятия, расходы по проведению мероприятия оплачивает Кондратенюк В.И.

    Сумма затрат на осуществление деловой встречи, а именно, ужин в ресторане составил 8678 рублей, при этом НДС составил 1457 рублей.

    В бухучете ООО «Цемент» представительские затраты были показаны следующими проводками.

    Дт 26 Кт 71 — учтены понесенные Кондратенюком В.И. расходы во время командировочной поездки (8678 рублей – 1457 рублей) = 7221 рубль. Подтверждающими документами являются предоставленные:

    • авансовый отчет;
    • счет-фактура из ресторана;
    • отчет об итогах поездки;
    • акт о результатах проведенных переговорах.

    Дт 19 Кт 71 — учитывают сумму НДС по представительским затратам, понесенных командировочным лицом.

    В результате проведения культурно-развлекательного мероприятия: в январе 2017 года ООО «Компьютер» организовало деловую встречу с партнерами по бизнесу, программа мероприятий состояла из посещения исторического музея г. Москвы и обеда в японском ресторане «Тануки». Для осуществления данной программы сотруднику ООО «Компьютер» Недоеву А.М. были выданы подотчетные наличные средства в сумме 86000 рублей.

    Однако, Недоев А.М. на проведение мероприятий, потратил из всей суммы только 68500 рублей, а именно:

    • билеты в исторический музей – 15700 рублей;
    • обед в ресторане «Тануки» — 43800 рублей;
    • доставка к месту назначения деловых партнеров – 9000 рублей.

    Бухгалтерский работник ООО «Компьютер» сделал в бухучете следующие проводки:

    • Дт 71 Кт 50 — выданные подотчетные средства в сумме 86000 рублей (подтверждающий документ – расходный контрольно-кассовый ордер);
    • Дт 44 Кт 71 — взяты к учету затраты на посещение музея и обед (15700 + 43800) = 59500 рублей (акты – чек из ресторана, билеты из музея, авансовый отчет);
    • Дт 50 Кт 71 — возвращение неиспользованных денежных средств в кассу предприятия 17500 рублей (доказательство – наличие приходного кассового ордера);
    • Дт 44 Кт 76 — счет, выставленный транспортной фирмой за предоставленные услуги, равен 9000 рублей (подтверждение – счет-фактура).

    Приказ является внутренним распорядительным актом предприятия и должен включать следующую информацию:

    • название субъекта хозяйствования;
    • наименование акта (приказ, служебное поручение или распоряжение);
    • цель и задачи запланированного мероприятия;
    • резолютивные определения, касающиеся определенных лиц (это могут быть сотрудники, на которых возлагается ответственность проводимой программы или задачи);
    • утверждающая подпись непосредственного руководителя организации;
    • ознакомительные подписи сотрудников, на которых возложены те или иные обязательства;
    • список дополнений, если таковые существуют.

    Положение должно иметь следующие разделы:

    • информация о предназначении документального акта;
    • перечень понятий и терминов, используемых в положении;
    • задачи осуществления учитываемых затрат;
    • указание местоположения, где будут проводиться официальные мероприятия;
    • перечень организаций, задействованных в планируемом проведении мероприятия;
    • список представительских расходов;
    • порядок составления учета представительских расходов;
    • правила взаимоотношений со сторонними компаниями.

    Правильно оформленный акт обязательно должен содержать следующую информацию:

    • затраты, понесенные в результате проведения представительских мероприятий;
    • денежное выражение осуществляемых расходов согласно смете;
    • фактические затраты, которые выражаются в денежном эквиваленте;
    • наименование документов, подтверждающих проведение представительского процесса;
    • подпись главного бухгалтера организации;
    • утверждающая подпись руководителя компании.

    Для формирования отчета отображаются следующие сведения:

    • дата составления;
    • основная тематика проведенной представительской программы;
    • итог проведенного мероприятия;
    • перечень лиц, принимавших участие в запланированной программе;
    • место и время проведения программы;
    • список подтверждающих документов.

    Подробное определение данного типа расходов представлено в данном видео.

    Возможно Вас заинтересует:

    • Форма налоговая отчетность упрощенная система налогообложения Как с вами связаться? Отчетность организаций при упрощенной системе налогообложения Ежемесячная отчетность: Форма СЗВ-М, представляемая в Пенсионный фонд не позднее 15 числа, следующего за отчетным месяцем. Отчетность, сдаваемая по итогам отчетных […]
    • Адвокат бирюкова екатерина Адвокат бирюкова екатерина юридический стаж более 17 лет отмечен почетной грамотой Адвокатской палаты г. Москвы Подробнее юридический стаж более 25 лет узкоспециализированный уголовный адвокат высокого профессионального […]
    • Страхователь по осаго должен иметь своих представителей не менее Кто такой «страхователь» при оформлении полиса ОСАГО или КАСКО? Кто такой «страхователь» при оформлении ОСАГО? Многие автовладельцы, желающие заключить договор по ОСАГО , полагают, что «страхователь» и «собственник» - это, в обязательном порядке, […]
    • Горэлектросеть образец заявления Образец заявления на отпуск 2019 Как правильно написать заявление на отпуск-2019 Как писать заявление на отпуск — от руки или на компьютере? Это не имеет значения, оба варианта допустимы. Главное, чтобы внизу стояла подпись работника и дата […]
    • Гражданство рф для граждан родившихся в ссср Как получить гражданство РФ рождённым в СССР Не так давно территория всего нынешнего СНГ (и даже больше) была одной страной, носившей название Советский Союз. Нынешняя Россия является правопреемницей Союза, и этот имидж сохраняется за ней уже […]
    • Срок действия формы р14001 Форма Р14001. Внесение изменений в ЕГРЮЛ О необходимости подавать в Госреестр изменения по текущему состоянию компании говорить не приходится. Правильное заполнение Р14001 сэкономит немало времени и поможет избежать штрафов. Образец заполнения и […]
    Смотрите так же:  Срок действия паспорта в европу

    Author: admin