Доверенность на право подписи сроки хранения

Кто имеет право подписи первичных документов

Все документы, сопутствующие оформлению хозяйственных операций, должны подписываться первыми лицами. Без этого они признаются недействительными. Кому принадлежит право подписи первичной документации?

Любой документ признается действительным только при надлежащем оформлении. При этом в зависимости от типа документации различаются и способы ее заверения.

Содержание

Так подписывать первичные документы вправе весьма узкий круг лиц. Кто имеет право подписывать первичную документацию?

Базовые сведения ↑

Любые хозяйственные операции, проводимые в организации, должны оформляться оправдательной документацией. Именуется таковая первичными учетными документами.

На основании их осуществляется бухгалтерский учет. Одним из основных требований к первичным документам является присутствие на них подписи ответственного лица.

При этом действительным документ становится только при его заверении лицом, обладающим правом на подпись первичных документов.

Перечень лиц, владеющих правом на подпись первичной документации, должен быть ратифицирован специальным приказом. Некоторые представители организации обладают данным правом в силу занимаемой должности.

Иногда этот перечень фиксируется в учетной политике организации. В отдельных случаях право подписи может предоставляться третьим лицам.

Прежняя редакция «Закона о бухучете» требовала, чтобы перечень лиц, располагающих правом подписи первичных документов, утверждался непосредственно руководителем организации при согласовании с главным бухгалтером.

В откорректированном законодательстве не предусматривается ни утверждения, ни согласования с кем бы то ни было.

И все же Минфин считает, что список лиц с правом подписи первичной документации должен утверждаться руководителем.

Четкое распределение полномочий внутри организации предотвратит возникновение неясностей и недопонимания.

Подписью именуется собственноручная роспись должностного лица либо полномочного представителя субъекта, подтверждающая подлинность документа либо заверяющая его копию.

Подпись относится к обязательным реквизитам практически любого официального документа. Состоит реквизит «Подпись» из:

  • наименование должности подписавшего документ лица;
  • личной росписи;
  • расшифровки росписи (фамилия и инициалы).

Важным нюансом является то, на каком документе ставится подпись. При оформлении документа на бланке не требуется указание названия организации в составе реквизита «Подпись».

Если документ оформлен на обычном листе, то указание наименования организации обязательно.

Право подписи первичной документации означает, что подписанный таким образом документ имеет абсолютную юридическую силу. То есть считается официальным документом при любых обстоятельствах.

Что относят к данной категории

К первичной документации причисляются документы, содержащие исходные данные в итоге проведения какой-то хозяйственной операции.

В бухгалтерском учете обойтись без первичной документации попросту невозможно. Такими документами оформляются любые хозяйственные операции в момент их свершения или сразу по окончании.

Именно на основе первичных документов осуществляются все дальнейшие бухгалтерские процедуры.

Основным предназначением первичных учетных документов является подтверждение юридической силы произведенных хозопераций.

При этом устанавливается ответственность отдельных исполнителей за осуществленные операции. Для большей части первичных документов предусмотрены унифицированные формы.

При отсутствии оной организация вправе сама разработать форму документа. Но в любом случае первичный документ должен обязательно иметь такие реквизиты как:

  • название документа;
  • дата составления;
  • название организации;
  • содержание хозоперации;
  • перечень ответственных должностных лиц;
  • личные подписи ответственных лиц.

ФЗ №129 ст.9 от 21.11.1996 гласит, что оформление документов первичного характера требует наличия обязательных реквизитов.

То есть в каждом первичном документе наличествовать должна личная подпись ответственного за проведение операции лица.

Согласно Приказу Министерства Финансов РФ №34н от 29.07.1998 все документы, сопровождающие оформление хозяйственных операций с материальными активами, должны подписываться руководителем организации и главным бухгалтером либо полномочными лицами.

Кто может подписывать первичные документы ↑

Согласно Инструкции ЦентроБанка России №28-И от 14.09.2006 (п.7.5, п.7.6) первостепенное право подписи первичных учетных документов предоставлено должностным лицам, представляющим единоличную исполнительную власть.

Также наделяться правом первой подписи могут и другие лица. Основанием становится доверенность, выданная в законодательно установленном порядке.

Право второй подписи возлагается на бухгалтера, ответственного за ведение бухучета. Руководитель может передать право первой подписи другим лицам, руководствуясь приказом либо доверенностью.

При этом этом Письмо ЦБ РФ №31-1-6/1244 от 14.06.2007 указывает, что в документах, наделяющих лицо данным правом должно указываться, что лицу предоставлено право именно первой подписи.

Иногда сотрудник обладает правом подписывать первичные документы в силу занимаемой должности.

В таком случае для подтверждения своих полномочий вне организации субъект должен предъявит документ, указывающий на наличие права подписи (к примеру, должностную инструкцию).

Существуют определенные различия между приказом и доверенностью. Приказ на право подписания первичной документации от имени организации оформляется относительно конкретного должностного лица.

Он функционирует в течение всего периода трудовых отношений с этим работником. В основном приказом учреждается право подписи документов, являющихся внутренними.

Доверенность выдается на определенное физическое лицо, независимо от занимаемой должности. По обыкновению доверенность выдается на обусловленный срок.

Наделение правом подписи от лица организации может осуществляться как по отношению к сотрудникам организации, так и к сторонним лицам.

Но не может наделяться правом первой подписи главный бухгалтер, равно как и иные сотрудники, располагающие правом второй подписи.

В соответствии с Инструкцией ЦБ РФ №28-И от 14.09.2006 (п.7.9) одно лицо не может сразу обладать правом первой и второй подписи.

Формирование списка лиц, имеющих право подписи

Список лиц, располагающих правом подписи первичных документов, должен ратифицироваться руководителем организации при координировании с главным бухгалтером.

Как осуществляются исправления в первичных учетных документах, читайте здесь.

Быть включенным в список может быть всякий сотрудник организации. При отсутствии ответственного лица, правом подписи документов наделяется выполняющее его обязанности лицо либо заместитель ответственного работника.

В такой ситуации обязательно указание действительной должности и фамилии индивида, подписавшего документ. Число лиц, имеющих право подписывать первичную документацию, должно быть минимальным.

Так документы, сопутствующие оформлению операций с финансами обязательно подписываться должны руководителем организации и главным бухгалтером.

При отсутствии оных подписывают бумаги второстепенные должностные лица — заместители.

Образец подписей ответственных лиц и их заместителей должен быть заверен нотариусом в специальной карточке. Таковая предъявляется в банк, обслуживающий организацию.

Подписи лиц, владеющих правом подписи первичных документов, могут заменяться паролем либо иным вариантом авторизации, который дозволяет недвусмысленно идентифицировать подпись конкретного лица.

Это особенно целесообразно при составлении машиночитаемой первичной документации.

Кто утверждает перечень лиц

ФЗ «О бухгалтерском учете» гласит, что перечень лиц, имеющих правом подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации после процедуры согласования с главным бухгалтером.

В то же время лица, обладающие правом на подпись первичных документов, могут уполномочиваться Уставом, приказом или доверенностью.

Например, Приложение к учетной политике может наделить правом подписи одного из учредителей. Важно заранее предусмотреть ситуацию отсутствия главных ответственных лиц.

Например, могут отсутствовать одновременно и руководящее лицо, и главный бухгалтер. На этот случай должен быть заранее готов приказ, определяющий ответственных лиц при необходимости подписания первичных документов.

Нужна ли доверенность

Частичное делегирование полномочий в вопросе подписания первичных документов являет собой весьма удобный инструмент.

Таковой помогает оптимизировать и улучшить рабочий процесс, даже в отсутствие руководителя. Главное это правильно оформить документ на передачу права подписи.

По ст.185 п.1 ГК РФ доверенность это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому. Адресатом является лицо, перед коим доверенный представитель будет блюсти интересы юрлица.

Доверенность выдаваться может на срок не дольше трех лет. При отсутствии даты завершения срока действия, таковым почитается один год с даты составления документа.

Форма доверенности без указания даты создания, признается ничтожной (ст.186 п.1 ГК РФ).

Смотрите так же:  Если исполнительное производство окончено как его возобновить

Согласно ст.53 ГПК РФ доверенность от юрлица должна выдаваться за подписью руководителя либо полномочного представителя и скрепляться печатью организации.

Представлять интересы юридического лица, а значит и подписывать первичные документы, без наличия доверенности не может ни одно лицо, если оно не наделено данным правом по характеру занимаемой должности.

Кто подписывает при ликвидации

Ст.62 п.3 определяет, что в случае ликвидации организации все полномочия руководства переходят к ликвидатору.

Исходя из данных нормативов, правом подписи первичных документов при ликвидации обладает непосредственно ликвидатор.

Если первичная документация подписывается директором уже после избрания ликвидатора, то признаваться законной она не может. Обусловлено это завершением полномочий генерального директора, причем увольнение его вовсе не обязательно.

Можно ли не сотруднику организации

Лицо, не являющееся сотрудником организации, может подписывать первичные документы и даже ставить на них печать. Основанием становится доверенность.

Законным обоснованием является ФЗ №129 от 21.11.1996 (ст.9 п.3) «О бухгалтерском учете».

Согласно ему правом подписи первичной документации лица могут наделяться по решению руководителя организации.

То есть в принципе полномочным представителем может стать всякое лицо. На практике правом подписи от лица организации наделяются штатные сотрудники.

Но поскольку данный нюанс в законодательстве не акцентирован, включить в перечень ответственных лиц можно любого индивида.

Например, может потребоваться предоставить право подписи главному бухгалтеру аутсорсинговой фирмы.

Кроме того, закон не воспрещает наделить особыми полномочиями на свершение каких-либо деяний физическое лицо.

Любой человек может получить право подписи первичной документации при наличии доверенности от уполномоченного лица организации.

Доверенность от имени организации выдается после заверения ее подписью главного руководителя и печатью организации (ст.185 п.5 ГК РФ). Нотариального подтверждения такая доверенность не требует.

Кто может подписывать за ИП

Налоговое законодательство не содержит нормы, позволяющей ИП делегировать свои полномочия на подпись первичных документов иным лицам.

Видео: бухгалтерия для начинающих, первичные документы

Все первичные документы индивидуальный предприниматель обязан подписывать сам. Если документы подписаны разными лицами на то неуполномоченными, они не могут приниматься к учету.

Более того, налоговые органы могут счесть это нарушением законодательства и привлечь ИП к ответственности по ст.120 НК. Как правило, это приводит к доначислению налога.

Что касается кассовых документов, то кроме ИП их может подписывать кассир, принятый на должность по трудовому договору (Положение №373-П от 12.10.2011 п.1.6, п.2.1).

Подпись кассовой книги, РКО и ПКО лицом, не имеющим права исполнять обязанности кассира, не законна.

Велик риск, что налоговики посчитают наличность, на которую оформлены документы, неоприходованной и оштрафуют предпринимателя по ст.15.1 КоАП РФ.

Необходимый срок хранения ↑

Первичные документы должно хранить независимо от того в каком виде они оформляются, в бумажном или электронном.

Перечень первичных документов, читайте здесь.

Порядок оформления первичных документов по кассе, смотрите здесь.

Согласно ФЗ №129 (ст.9 п.7) налоговый орган может потребовать копии электронных первичных документов в бумажном виде.

Ст.17 ФЗ №129 обязует организации сохранять первичную документацию в течение пятилетнего периода.

В ст.23 НК указано, что сведения бухгалтерского учета и прочие документы, надобные для начисления и выплаты налогов, сберегать надо четыре года.

Документы, которые удостоверяют убыток, переносимый на будущий период, должны сберегаться до момента уменьшения налогооблагаемой суммы на величину понесенного ранее убытка (ст.283 НК).

Четко разграничить бухгалтерскую и налоговую документацию крайне непросто. Потому лучше придерживаться наибольшего срока сохранения, то есть хранить документацию не менее пяти лет.

Для любого документа отсчет срока хранения начинается с первого января года, последующего за годом создания документа.

Первичные документы это основа документальной базы организации. Важно знать и соблюдать правила ее оформления.

Ненадлежащая подпись первичных документов сможет не только стать причиной претензий со стороны налоговой инспекции, но и нарушить деятельность организации в целом.

Доверенность на право подписи сроки хранения

В процессе своей деятельности любое юридическое лицо создает документы, количество которых напрямую зависит от размеров предприятия и наличия у него обособленных подразделений. Как общества с ограниченной ответственностью, так и акционерные общества обязаны хранить свои документы. Это предусмотрено статьей 50 Федерального закона РФ от 8 февраля 1998 г. ? 14-ФЗ ‘Об обществах с ограниченной ответственностью’ и статьей 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. ? 208-ФЗ ‘Об акционерных обществах’.

Кроме того, обязанность организации обеспечить сохранность бухгалтерских документов предусмотрена статьей 17 Закона о бухгалтерском учете.

Первый и, пожалуй, наиболее важный вопрос, который возникает у бухгалтера, — сколько времени должны храниться бухгалтерские документы?

Срок хранения бухгалтерских документов

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность хранятся в течение периода, который установлен в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет (пункт 1 статьи 17 Закона о бухгалтерском учете).

Для определения конкретных сроков хранения тех или иных документов применяется перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года (далее — Перечень).

В графе 3 таблицы этого Перечня приведены сроки хранения документов, которые распространяются на все организации. При этом не имеет значения, передают ли они документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или хранят самостоятельно.

Обратите внимание! Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа.

По срокам хранения все бухгалтерские документы можно условно разделить на два вида:

документы, которые должны храниться определенной время, то есть документы с временным сроком хранения;
документы, которые должны храниться постоянно.
Временные сроки хранения, то есть сроки хранения, установленные в годах (например, 1 год, 5 лет, 75 лет), используются абсолютно всеми организациями.

Как правило, срок хранения бухгалтерских документов установлен Перечнем в размере 5 лет.

Расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2004 году, начинается с 1 января 2005 года.

Расчет срока хранения для некоторых документов имеет свои особенности.

Когда начинается срок хранения бухгалтерских документов

Вид документа Срок хранения начинается
Договора
с контрагентами;
имущественного страхования;
с аудиторами или аудиторскими организациями
После истечения срока действия договора
Кредитные договора и договора займа С момента погашения задолженности по указанным договорам
Договора о полной материальной ответственности После увольнения материально ответственного лица
Книги, журналы, карточки учета договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) После окончания срока действия последнего договора
Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах После снятия с учета
Лицевые счета акционеров После перехода права собственности на акции к другому лицу
Книги, журналы, карточки учета основных средств (зданий, сооружений) После ликвидации основных средств
Книги, журналы, карточки учета реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых НДС С даты последней записи в них

Для некоторых бухгалтерских документов установлен более длительный или более короткий временной срок хранения.

Например, лицевые счета работников предприятия должны храниться в течение 75 лет. В случае отсутствия в организации лицевых счетов, в течение такого же срока хранятся документы:

на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные или расчетно-платежные ведомости);
о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).
В то же время образцы подписей материально ответственных лиц, утвержденные лимиты и фонды заработной платы хранятся до минования надобности. Это значит, что указанные документы имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года.

Смотрите так же:  Полномочия судебных представителей гражданском процессе

В течение только 1 года необходимо также хранить месячные бухгалтерские отчеты и приложения к ним, заказы на бланки учета и отчетности, переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности.

Особое внимание необходимо обратить на срок хранения некоторых документов в случае, когда в организации начинается проверка, возникает спор или разногласие, заводится следственное или судебное дело.

бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и т. д.);
оборотные ведомости;
первичные документы и приложения к ним, в которых зафиксирован факт совершения хозяйственных операций (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме и сдаче, списании имущества и материалов, накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и др.);
документы о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работ, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка);
документы на выдачу заработной платы, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные и расчетно-платежные ведомости);
доверенности на получение материальных ценностей;
документы об инвентаризации имущества организации (протоколы заседаний, инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости);
книги, журналы, карточки учета расчетов с организациями, приходно-расходных кассовых документов, счетов, платежных поручений, депонированной заработной платы, доверенностей, имущества предприятия.
Документы с временным сроком хранения, которые имеют отношения к указанным событиям, нужно хранить до завершения проверки или до принятия окончательного решения по спорным ситуациям. Даже если срок хранения, установленный Перечнем по этим документам, уже истек.

Постоянные сроки хранения применяются только теми организациями, документы которых являются источниками комплектования архивов. К ним относятся:

государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в архивы в установленном порядке;
негосударственные организации, которые передают свои документы в архив на основании договора, заключенного с архивом.
Что касается организаций, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, то документы с постоянным сроком хранения они должны хранить следующим образом:

государственные и муниципальные организации — 10 лет;
негосударственные организации — не менее 10 лет.
Причем, дальнейший срок хранения таких документов негосударственные организации определяют самостоятельно в соответствии с действующим законодательством или с необходимостью практического использования этих документов.

К таким документам относятся:

Годовые бухгалтерские балансы и отчеты; документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы)
Аналитические документы к годовым балансам и отчетам (таблицы, записки, доклады)
Документы о рассмотрении и утверждении годовых балансов и отчетов (протоколы, акты, заключения)
Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)
Годовые отчеты по налогам
Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей
Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности

Некоторые виды документов постоянного срока хранения негосударственные организации обязаны хранить в течение всей своей деятельности вплоть до ликвидации. Например:

сводные годовые бухгалтерские балансы и отчеты, а также документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы);
передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним;
документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации (протоколы, акты, расчеты, заключения);
документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами (отчеты, сводки);
паспорта сделок;
книги, журналы, карточки учета ценных бумаг.
Обратите внимание! Перечислены только те документы, которые указаны в разделе 4.1 ‘Бухгалтерский учет и отчетность’ Перечня. В то же время количество документов, которые организация обязана хранить в течение срока своей деятельности, гораздо больше. Они располагаются в других разделах Перечня (‘Планирование деятельности’, ‘Финансирование деятельности’, ‘Статистический учет и отчетность’, ‘Правовое обеспечение деятельности’ и др.).

К ним относятся:

учредительные документы;
протоколы общих собраний акционеров;
документы на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом (свидетельствам, договорам),
документы по регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания и др.;
документы по аттестации, аккредитации, сертификации;
реестры акционеров;
реестры владельцев ценных бумаг;
списки аффилированных лиц и лиц, имеющих право на дивиденды;
и т. д.

Снижать сроки хранения, которые установлены Перечнем, организация не может. В то же время, исходя из специфических особенностей своей работы, она может увеличить сроки хранения некоторых документов и хранить их дольше установленного Перечнем срока.

Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. ? 03-33/пс утверждено ‘Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ’. В отношении бухгалтерских документов положением установлены следующие сроки. Документы бухгалтерского учета акционерного общества должны храниться не менее 5 лет.

Документы бухгалтерской отчетности АО хранятся в зависимости от вида отчетности. Сводная (консолидированная) годовая отчетности и годовая отчетность подлежат постоянному хранению. Квартальные отчеты необходимо хранить не менее 5 лет, а месячную бухгалтерскую отчетность — не менее 1 года.

При этом в состав бухгалтерской отчетности включается:

бухгалтерский баланс;
отчет о прибылях и убытках;
приложения к бухгалтерской отчетности;
аудиторское заключение, подтверждающее достоверность годовой бухгалтерской отчетности;
пояснительная записка.
Как видно из приведенных цифр, сроки хранения бухгалтерских документов, которые установлены для акционерных обществ, соответствуют срокам хранения этих документов, установленных Перечнем.

Сроки хранения налоговых документов

Согласно первой части Налогового кодекса РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, которые необходимы для расчета и уплаты налогов в течение 4х лет (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ). Кроме того, в течение этого срока необходимо хранить документы, которые подтверждают полученные расходы, произведенные расходы и уплаченные налоги.

Но это еще не все.

Превышение расходов организации над ее доходами означает, что предприятием получен убыток. В этом случае налоговая база по налогу на прибыль равна нулю. В то же время на сумму такого убытка организация может уменьшить прибыль прошлых лет.

Правила переноса убытка на будущее установлены статьей 283 НК РФ.

Убыток переносится в полной сумме или частично. Главное, чтобы общая сумма налога на прибыль не была снижена более, чем на 30%. Если организации не удалось полностью списать все убытки за один год, то воспользоваться правом переноса убытка на будущее можно в течение 10 лет. Этот период рассчитывается со следующего года после получения убытка.

В течение всего срока переноса убытка на будущее организация обязана хранить документы, которые подтверждают объем понесенного убытка. Речь идет не только о регистрах налогового учета, но и о первичных документах бухгалтерского учета.

Таким образом, в общем случае налоговое законодательство предусматривает меньший срок хранения бухгалтерских документов, а в случае переноса убытков на будущее — больший срок.

Как же быть бухгалтеру?

Как вы помните, для расчета сумм, подлежащих уплате в бюджет по отдельным налогам (НДС, налог на имущество организаций, ЕСН, взносы в ПФР и др.), а также для составления налоговых регистров по налогу на прибыль используются данные бухгалтерского учета. Согласно Закону о бухгалтерском учете первичные документы и регистры бухгалтерского учета следует хранить в течение 5 лет.

Кроме того, согласно Перечню отчеты по налогам и сборам (имеются в виду расчеты по налогам и налоговые декларации) отнесены к бухгалтерским документам. Для годовых отчетов по налогам установлен постоянный срок хранения, а для квартальных отчетов — 5 лет.

Следовательно, срок хранения документов в размере 4 лет, который установлен статьей 23 НК РФ, можно применять только к регистрам налогового учета. В то же время срок хранения этих документов следует увеличить в случае переноса убытков на будущее.

Смотрите так же:  Как подать в уголовный суд

Что касается бухгалтерских документов, то по ним необходимо применять наибольший срок хранения бухгалтерских документов из тех, что предусмотрены действующим законодательством (как бухгалтерским, так и налоговым).

Это значит, что бухгалтерские документы, по которым установлен срок хранения 5 лет, следует уничтожать не ранее этого срока, а в случае переноса убытков на будущее — увеличивать срок их хранения до 10 лет.

Как организовать хранение документов

Организация может поручить ведение собственного архива специализированной организации (частному или государственному архиву). Для этого необходимо заключить специальный договор хранения. В нем указываются срок, в течение которого архив обязуется хранить документы. Обычно он составляет 75 лет.

В этом случае расходами организации по хранению документов будет оплата услуг архива по указанному договору. Услуги по сохранению, комплектованию и использованию архивов, которые оказывают архивные учреждения, освобождены от НДС (подпункт 6 пункта 2 статьи 149 НК РФ). Поэтому вся сумма, перечисленная организацией специализированному архиву, будет уменьшать налогооблагаемую прибыль.

Если же администрация организации решила самостоятельно хранить документы, то необходимо разработать и принять соответствующий внутренний акт, который будет регулировать порядок организации хранения документов.

Этим документом может быть, например, Положение о хранение документов, утвержденное приказом генерального директора. В нем необходимо определить:

виды документов, подлежащих обязательному хранению;
структурные подразделения, которые будут обеспечивать хранение документов;
порядок поступления документов на хранение;
сроки хранения;
порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
меры, обеспечивающие сохранность и конфиденциальность содержащихся в них сведений;
порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними;
другие вопросы.
Организация собственного архива предполагает и создание соответствующей архивной службы, а также закрепление за определенным должностным лицом обязанностей по организации деятельности архива.

Затем необходимо разработать Положение об экспертной комиссии, которая будет проводить экспертизу ценности документов, образовавшихся в организации (пункт 3.1 Указания по применению Перечня). Положение утверждается руководителем. Он своим приказом должен утвердить состав экспертной комиссии.

В состав комиссии включаются, как правило, наиболее квалифицированные сотрудники организации в количестве не менее 3х человек. Кроме того, в состав экспертной комиссии можно пригласить архивариуса из окружного архива. Если вся работа по отбору документов для хранения и уничтожения будет проходить в присутствии работника архива, то неприятностей с хранением документов у организации не будет.

Экспертная комиссия создает номенклатуру дел со сроками хранения документов, то есть систематизирует все имеющиеся документы по видам и датам и составляет перечень наименований дел.

Для этого необходимо разобрать документы по годам и прошить их в хронологическом порядке.

По общему правилу обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру (например, кассовые или банковские документы), подшиваются в отдельные папки в хронологическом порядке. Страницы в этих папках следует пронумеровать в правом верхнем углу. В деле может быть не более 250 страниц или оно не должно быть толще 4 см.

Особый порядок предусмотрен для счетов-фактур. Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, необходимо хранить в специальных журналах. Такое требование установлено постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. ? 914 ‘Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость’.

Когда все документы систематизированы и прошиты, составляется их опись, которая должны быть утверждена руководителем предприятия.

Для хранения документов необходимо отвести специальное помещение. Документы должны располагаться в архиве в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного тепла.

Для организации, которая имеет собственный архив, основные затраты по хранению документов включают расходы на аренду помещения, коммунальные услуги (поддержание необходимой температуры, влажности и т.д.) и на оплату труда работников архива.

Эти расходы связаны с управлением организацией. Поэтому в бухгалтерском учете они учитываются на счете 26 ‘Общехозяйственные расходы’. В целях налогообложения указанные затраты учитываются в составе прочих расходов организации (подпункт 18 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Ежегодно на основании номенклатуры дел экспертная комиссия выделяет документы с истекшим сроком хранения, которые подлежат уничтожению, и составляет на них Акты в произвольной форме. Документы отбираются путем просмотра каждого листа дела.

Акты о выделении документов с истекшим сроком годности к уничтожению рассматриваются и утверждаются руководителем организации. После этого документы, перечисленные в Акте, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте до уничтожения.

Учтите, что использовать в хозяйственной деятельности документы, подлежащие уничтожению, нельзя. Дела, срок хранения которых истек, передаются на переработку специализированной организации или уничтожаются самой организацией.

Если документы отправляются в утиль, то передача дел специализированной организации оформляется приемо-сдаточным актом или накладной. В ней необходимо указать дату передачи, количество передаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Уничтожить документы, срок хранения которых уже прошел, можно непосредственно в организации на бумагорезательной машине. В этом случае экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения устаревших документов, составив соответствующий Акт.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов

Согласно Закону о бухгалтерском учете ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов несет руководитель организации.

За нарушение архивного законодательства руководителя организации также могут привлечь к административной ответственности. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа составляет от 300 до 500 руб. (статья 13.20 КоАП РФ).

Предприятие или его должностные лица могут оштрафовать также за отсутствие (или непредставление) документов и сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, которые запрашивают у организации налоговики и таможенники (статья 15.6 КоАП РФ, статья 126 НК РФ).

Ненадлежащее хранение документов бухгалтерского и налогового учета могут проверять налоговые органы. Так налоговики вправе наложить штраф (от 20 до 30 МРОТ) на должностных лиц организации за нарушение установленного порядка и сроков хранения бухгалтерских учетных документов (статья 15.11 КоАП РФ

Возможно Вас заинтересует:

  • Адвокат свиридова Адвокат Свиридова Екатерина Николаевна Полезная информация? Поделиться: Отзывы об адвокате Вы можете оставить отзыв об адвокате — указывайте больше фактов (время, имена, номера дел в судах). Короткие отзывы вида "Хороший адвокат" не информативны и […]
  • Судебные приставы города артема Отдел судебных приставов г.Артема Приморского края Адрес: 40 лет Октября ул., 40,г. Артем, 692760 Время работы: Вт с 10.00 до 15.00, Ср-Чт с 16.00 до 20.00 Телефон для справок: +7(42337)4-93-37 Начальство ОСП г.Артема Лапшина Елизавета […]
  • Договор оказания услуг транспортных средств Образец договора на оказание автотранспортных услуг Образец договора на оказание автотранспортных услуг Образец договора на оказание автотранспортных услуг Договор на оказание автотранспортных услуг № __ г.______________ «__» _______ […]
  • Проверка бланков осаго на подлинность Проверка полиса ОСАГО Обезопасить себя от покупки поддельного полиса ОСАГО можно воспользовавшись специальным сервисом Банки.ру, осуществляющим проверку полиса по базе РСА. Сервис проверки полиса ОСАГО Случаи, когда страховой полис оказывается […]
  • Приказ 504 об утверждении форм кадастровых паспортов Кадастровые работы в Москве и московской области МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИКАЗот 25 августа 2014 г. N 504 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМ КАДАСТРОВЫХ ПАСПОРТОВЗДАНИЯ, СООРУЖЕНИЯ, ОБЪЕКТА НЕЗАВЕРШЕННОГО […]
  • Судебные приставы максима горького 1 Отдел судебных приставов г. Пскова № 2 Псковской области Адрес: 180007, г. Псков, ул. Максима Горького, д. 1, Время работы: Вторник с 9:00 до 15:00, четверг с 14:00 до 18:00 Телефон для справок: +7(8112)29-84-29 Начальство ОСП г. Пскова № 2 […]

Author: admin